Case in de kijker: hoe een correct absenteïsmebeleid een kmo duizenden euro’s bespaart

Een kmo met 35 werknemers had een zeer hoog absenteïsmecijfer van meer dan 8% en 4 langdurig afwezigen. Ze kwamen naar puuhr voor advies en een oplossing rond absenteïsmebeleid. We leggen graag uit hoe we te werk gingen en wat het resultaat was.  

Werkgevers staan vaak niet stil bij de kosten die komen kijken bij langdurig zieken, ook al betalen ze geen direct loon meer. Denk aan vakantiegeld, eindejaarspremie, kosten voor sociaal secretariaat, verzekering, bijdrage aan fondsen op basis van fictieve loonmassa … In totaal kan het oplopen tot ruim € 1.000 per jaar per werknemer.

In deze case zijn er maar liefst 4 langdurig afwezigen. Deze kmo had een oplossing nodig, want ook een opzeg- of verbrekingsvergoeding brengt zeer hoge kosten met zich mee.

De 5 stappen van puuhr

We werken steeds volgens een vast stramien:

1. Overzicht van het absenteïsmepatroon

We maken een onderscheid tussen een kort afwezigheidspatroon – dat we via de Bradford-analyse in beeld brengen – en een langdurig patroon van werknemers die langer dan 4 maanden afwezig zijn. Korte afwezigen hebben bijvoorbeeld een grotere negatieve invloed op het werk, want daar kan je vaak geen vervanging voor voorzien waardoor je productiviteitsverlies hebt.

2. Opleiding voor leidinggevenden

We geven zaakvoerders advies rond terugkeer- en functioneringsgesprekken, en afwezigheidsmeldingen. We focussen hierbij op het belang van direct contact met een werknemer die kort afwezig is: een sms is niet genoeg, zorg ervoor dat je werknemer je opbelt om zich ziek te melden. We focussen ook op het herstellen van constructief overleg tussen werkgever en werknemer.

3. Analyse voorgeschiedenis langdurig zieken

Waren er in het verleden bezoeken aan de bedrijfsarts? Was er nog contact of communicatie met de werkgever buiten het afleveren van ziektebriefjes? We merken soms dat er gedurende 3 jaar geen direct contact was met langdurig zieke werknemers en dat het doktersbriefje elk half jaar komt via de post.

4. Overleg met bedrijfsarts

Het doel: spontane raadplegingen en re-integratietrajecten opzetten. Veel kleine bedrijven kennen hun bedrijfsarts niet. Maar zonder medewerking van de bedrijfsarts is een effectief absenteïsmebeleid niet mogelijk. Zo kan een bedrijfsarts beslissingen maken rond het beëindigen van de arbeidsovereenkomst door medische overmacht.

5. Communicatie naar de werknemers

Het is belangrijk om je werknemers te informeren dat ze steeds een vrijwillige raadpleging bij de bedrijfsarts kunnen aanvragen. Dit roept bewustwording op bij je werknemer en doet hem bewust meewerken aan zijn re-integratie.

Resultaat: duizenden euro’s bespaard en daling kort absenteïsme

In deze kmo waren verschillende werknemers met fysieke klachten die de uitvoering van hun werk moeilijk maakte. Hiervoor werd een Vlaamse Ondersteuningspremie aangevraagd. Voor maar liefst 5 werknemers kreeg de kmo deze premie! Hierdoor werd een subsidie voor productiviteitsverlies bekomen tot € 1.750 per kwartaal.

Van de 4 langdurig afwezigen zijn er intussen 3 waarvan de arbeidsovereenkomst kon beëindigd worden door medische overmacht. De kosten voor het bedrijf vielen weg én de werknemers kregen hun uitkering.

Daarnaast was er een directe daling van het kortstondig absenteïsme en een sterke stijging van het aantal factureerbare uren naar de klant.

Vragen rond absenteïsmebeleid?

Contacteer ons gerust als je hier meer info wil. Wij staan voor je klaar met het gepaste sociaal-juridisch advies. Of schrijf je in voor onze opleiding rond absenteïsmebeleid zo ben je meteen mee.