TELEWERKEN EN DE THUISWERKVERGOEDING
In onze vorige nieuwsbrief kon onder andere lezen dat er een tijdelijke verhoging van de thuiswerkvergoeding mag gebeuren. Het gaat om een verhoging van 129,48 naar 144,31 euro per maand en dit voor de maanden april, mei en juni.
We lieten je ook weten dat het hier om een fiscale maatregel gaat. De RSZ heeft hier nog geen uitspraken over gedaan, als stemmen de RSZ en de fiscus zulke maatregelen veelal zo goed mogelijk op elkaar af.
UPDATE! Op de website van social security publiceerde de RSZ dat ze de circulaire (Circulaire 2021/C/20 
) van de fiscus omtrent de vernieuwingen van de thuiswerkvergoeding zal volgen.
De nieuwe circulaire de fiscus publiceerde, is in werking getreden op 1 maart 2021.
De forfaitaire thuiswerkvergoeding mag je toekennen bij structureel en regelmatig thuiswerk, wanneer je niet op een andere manier de kosten voor thuiswerk vergoedt. De vergoeding dekt de ‘kantoorkosten’ zoals o.a. mappen en pennen, printer en papier, water en verwarming, …
Er is bepaald dat hiervan al sprake is vanaf 1 werkdag per week op maandbasis tijdens de normale arbeidstijd. Het kan dus om 1 volledige werkdag gaan, maar ook over 2 halve dagen of een aantal uren verspreid over meerdere dagen. Dit een versoepeling, want tot voor kort diende je werknemer minstens 5 dagen per week van thuis uit te werken.
Je hoeft de vergoeding niet pro rata te doen voor je deeltijdse werknemers. Doe je dit wel, dan moet je zorgen dat je dit op een gelijke manier doen voor al je deeltijdse werknemers.
Wat je ook mag doen is een onderscheid maken in de toegekende vergoeding per personeelscategorie. Ook hier moet je dit absoluut volgens objectieve criteria doen.
Je mag sinds 1 maart 2021 de forfaitaire vergoeding cumuleren met respectievelijk:
– het forfait van maximum 20 euro voor het professioneel gebruik van eigen internetverbinding;
– het forfait van maximum 20 euro voor gebruik van de eigen computer met randapparatuur.
Je mag dus op geen andere manier tussenkomen in die kost (vb. al mobiel internetabonnement). Ook dit forfait hoef je niet pro rata te doen voor je deeltijdse werknemers. Ook voldoet de voorwaarde van ‘regelmatig’ thuiswerken en vervalt de voorwaarde ‘structureel’.
Ook nieuw is het forfait dat je mag toekennen voor het gebruik van een eigen printer/scanner of 2de scherm. Het forfait bedraagt 5 euro/maand per item en dit gedurende maximum 3 jaar. Het absolute maximumbedrag per maand is 10 euro (dus 2 items). Ook dit forfait hoef je niet pro rata te doen voor je deeltijdse werknemers.
Cumuleren van forfaitaire vergoedingen kan. Je mag de forfaitaire thuiswerkvergoeding van 129,48 euro/maand toekennen in combinatie met:
– 20 euro/maand voor professioneel gebruik van eigen internetverbinding/abonnement;
– 20 euro/maand voor gebruik van de eigen computer met randapparatuur;
– 10 euro/maand voor gebruik van eigen printer/scanner of 2de scherm.
In het geval je de cumul wilt toekennen, moet je werknemer wel voldoen aan de voorwaarde van ‘structureel en regelmatig thuiswerk’ (dus 1 dag/week op maandbasis).
Je mag als werkgever ook voorzien in de terugbetaling van computermateriaal en kantoormeubilair. Dit mag bovenop de forfaitaire thuiswerkvergoeding van 129,48 euro/maand. Dit zijn dan ‘kosten eigen aan werkgever’ op voorwaarde dat je de werkelijke bewijsstukken bijhoudt en dat de aankopen nodig zijn om het werk op een normale wijze van thuis te kunnen uitvoeren.
Je kan er ook voor opteren computermateriaal en kantoormeubilair ter beschikking te stellen. Als aan voornoemde voorwaarden voldaan is, ontstaat er geen belastbaar voordeel alle aard.
De fiscus wil graag meer inzicht krijgen in de kostenvergoedingen die worden toegekend. Vandaar dat er een nieuwe ficheverplichting vanaf inkomstenjaar 2022 geldt. Er zullen dus concrete bedragen moeten ingevuld worden op de fiche 281.10. Tot dan mag je je beperken tot het vermelden van ‘JA – ernstige normen’ of ‘JA – bewijsstukken’.
Wil je meer informatie over de verschillende vormen van telewerken en hun voorwaarden?
Schrijf je dan zeker in voor onze thema-opleiding over telewerken op 11 maart!
Wil je vrijblijvend meer informatie over hoe je telewerken invoert of verbetert binnen je organisatie? Neem dan contact op met onze expert ter zake Marc Corijn via marc@puuhr.be
