VRIJSTELLING FIETSVERGOEDING

Als jouw werknemers hun woon-werkverkeer met de fiets doen, kan je hen hiervoor een fietsvergoeding geven. Dit is in regel geen verplichting, maar in vele sectoren wordt dit wel opgelegd. Een fietsvergoeding kan zowel als je werknemers met hun eigen fiets komen werken, als wanneer je hiervoor een bedrijfsfiets ter beschikking stelt.

Het bedrag kan per maand verschillen naargelang het aantal effectief gefietste kilometers/gewerkte dagen dat je werknemer met de fiets komt werken. De fietsvergoeding mag gecumuleerd worden met een tussenkomst in kosten voor het openbaar vervoer, als je werknemer vb. van thuis tot aan het treinstation fietst. Een cumulatie met de gewone tussenkomst in het woon-werkverkeer kan echter niet!

Vrijstelling fietsvergoeding en bedrijfsfiets.

Sinds 1 januari 2024 is het bedrag van de fietsvergoeding dat vrijgesteld is van belastingen en RSZ-bijdragen vastgelegd op 0,35 euro per kilometer. Nieuw was dat er een maximumgrens van 2.500 euro per belastbaar tijdperk per werknemer wordt gesteld. Intussen is dit plafondbedrag opgetrokken naar 3.500 euro per jaar, met ingang vanaf 1 januari 2024. Het deel van de fietsvergoeding dat deze maximumgrens overschrijdt, wordt beschouwd als loon en is dus wel onderworpen aan belastingen en RSZ-bijdragen.

Voor de vrijstelling van de terbeschikkingstelling van een fiets zelf, is de vereiste dat de fiets effectief gebruikt wordt voor woon-werkverkeer. (Onder ‘fiets’ valt vb. ook de elektrische fiets of speedpedelec tot max.45km/u.) Ook mag de betrokken belastingplichtige niet de werkelijke beroepskosten bewijzen in diens personenbelasting.

De controle daarop gebeurt vanaf inkomstenjaar 2024 via de aangifte in de inkomstenbelasting. Daarom is nu ook de ‘ficheplicht’ ingeroepen. De bedragen van de fietsvergoeding en de bedrijfsfiets, moeten volledig vermeld worden op de fiscale fiches (218.10 voor werknemers en 281.20 voor bedrijfsleiders).

Er bestaat ook een gedeeltelijke vrijstelling van de werkgeverstussenkomst voor woon-werkverplaatsingen met ‘een ander vervoermiddel’. Dit bedrag staat voor inkomstenjaar 2024 op 490 euro en mag toegepast worden op het deel dat het plafondbedrag vrijstelling fietsvergoeding overschrijdt (maar niet op een fietsvergoeding die meer dan 0,35 euro per kilometer bedraagt).

Veralgemeende fietsvergoeding en belastingkrediet

Sinds 1 mei 2023 hebben alle werknemers in de privésector die hun woon-werkverplaatsing met de fiets doen, recht op een fietsvergoeding. Zo staat in de suppletieve cao nr. 164. Het bedrag voor deze veralgemeende fietsvergoeding wijzigt niet! Dit blijft 0,27 euro per kilometer met een maximum van 20 kilometer per dag (enkele rit), geïndexeerd naar 0,28 euro per kilometer sinds 1 januari 2024. Wat wel nieuw is, is dat ook hier de maximumgrens van 3.500 euro per belastbaar tijdperk per werknemer wordt gesteld vanaf 2024.

Om de extra kost gekoppeld aan cao nr. 164 te compenseren voor werkgevers die voor het eerst een fietsvergoeding moeten betalen, is er een tijdelijk belastingkrediet. Tijdelijk, want het gaat om woon-werkverplaatsingen per fiets van 1 mei 2023 tot en met 31 december 2024, verbonden aan de betrokken aanslagjaren.

Ook werkgevers die een verhoogde fietsvergoeding moeten toekennen ten gevolge van cao nr. 164, kunnen hier gebruik van maken (verhoging vs. de referentiefietskilometervergoeding op 1 juli 2022).

Het tijdelijk belastingkrediet is een volledige compensatie voor de extra werkgeverskost ten gevolge van de veralgemeende fietsvergoeding. Om als werkgever gebruik te kunnen maken van dit belastingkrediet, dien je een verantwoordingsstuk met een aantal verplichte vermeldingen toe te voegen bij de aangifte vennootschapsbelasting.

Tijdelijk belastingkrediet bij facultatieve verhoging fietsvergoeding

Als je als werkgever een verhoogde fietsvergoeding toekent aan je werknemers voor woon-werkverplaatsingen tussen 1 januari 2024 en 31 december 2026, kan je daarvoor een belastingkrediet krijgen. Een belangrijke voorwaarde is wel dat de verhoging onbeperkt is in tijd, en dus niet enkel voor de periode van het belastingkrediet. Maak je al gebruik van het belastingkrediet gekoppeld aan cao nr. 164, dan komt enkel het eventuele overschot nog in aanmerking voor dit belastingkrediet. De compensatie is beperkt tot 0,05 euro per kilometer. Verhoog je de vergoeding vb. met 0,10 dan zal enkel de helft in aanmerking komen voor belastingkrediet.

Sociaal-juridisch advies gewenst bij het implementeren in je payroll en strategisch HR-beleid?

Neem vrijblijvend contact op via info@puuhr.be.