BINNENLANDSE DIENSTREIZEN – AANPASSING FISCALE BEDRAGEN

Als jouw werknemers binnenlandse dienstreizen moeten maken, kan je hen daarvoor een forfaitaire onkostenvergoeding geven. Vanaf 1 juni 2024 worden deze bedragen geïndexeerd.

Pas je deze bedragen met hun bijhorende voorwaarden correct toe, dan ziet de fiscus deze als een ‘kost eigen aan de werkgever’, ernstige norm. De vergoedingen voor binnenlandse dienstreizen zijn dan een aftrekbare beroepskost voor jou als werkgever en een niet-belastbaar voordeel voor je werknemer.

Forfaitaire maaltijd- of dagvergoeding

Vanaf 1 juni 2024 bedraagt deze vergoeding 20,80 euro per dag, mits voldaan wordt aan volgende voorwaarden:

• De binnenlandse dienstverplaatsing duurt minstens 6 uur
• De maaltijdkosten mogen op geen enkele andere manier vergoed worden door de werkgever of een derde

=> Geen cumul toegestaan

Als je jouw werknemer forfaitaire vergoedingen toekent, mag je niet ook nog een terugbetaling op basis van werkelijke bewijsstukken van die kosten geven. Er mag dus geen cumul zijn. In het geval je een werknemer hebt die ook maaltijdcheques krijgt, zal je het bedrag van de maaltijd- of dagvergoeding moeten verminderen met je werkgeverstussenkomst in die maaltijdcheque.

Let op. Als je werknemer minstens 40 dagen per kalenderjaar op één bepaalde plaats of bij één bepaalde klant is, dan mag je deze forfaitaire vergoeding niet geven. De fiscus ziet dit dan namelijk als een vaste plaats van tewerkstelling (en dus geen binnenlandse dienstreis).

Forfaitaire maandvergoeding bij reizende functie

Heeft je werknemer een functie die regelmatige binnenlandse dienstverplaatsingen inhoudt, dan kan je als werkgever ook gebruik maken van een maandelijkse forfaitaire vergoeding. Deze bedraagt voor je voltijdse werknemers maximum 332,80 euro per maand, namelijk maximum 16 keer de dagvergoeding van 20,80 euro. Voor je deeltijdse werknemers met zulke functie, dien je het maximum bedrag te proratiseren volgens het tewerkstellingspercentage. Werkt je deeltijder 80%, dan zal je maximum 266,24 euro per maand kunnen toekennen.

In tegenstelling tot bij de forfaitaire dagvergoeding, geldt de voorwaarde van minimale duurtijd hier niet. Het cumulverbod blijft wel van kracht.

Vergoeding voor verblijfskosten

Als je werknemer bij een binnenlandse dienstreis elders dan zijn woonplaats dient te overnachten, dan kan je een forfaitaire aanvullende vergoeding van 156,05 euro per nacht voor die verblijfskosten (vb. hotel) geven, mits voldaan wordt aan volgende voorwaarden:

• De binnenlandse dienstverplaatsing duurt minstens 6 uur
• De huisvestingskosten mogen op geen enkele andere manier vergoed worden door de werkgever of een derde

De RSZ volgt de fiscus niet

Helaas volgt de RSZ de forfaits van de fiscus niet, maar hanteert ze een lager forfait voor de vergoeding bij binnenlandse dienstreizen, genaamd ‘vergoeding voor baankosten’. Hier een overzicht van de bedragen en voorwaarden die de RSZ hanteert voor baankosten:

• 10 euro per dag voor de ‘afwezigheid van faciliteiten’, bij een verplaatsing van minimum 4 opeenvolgende uren, én die faciliteiten zijn niet te gebruiken op de bestemming
• 7 euro per dag voor de maaltijd, bij een verplaatsing van minimum 4 opeenvolgende uren, én de werknemer heeft geen andere optie dan de maaltijd buitenshuis te gebruiken
• 35 euro per nacht voor verblijfskosten, als de werknemer niet naar huis kan omdat dit te ver is. Dit bedrag wordt geacht de kosten te dekken voor avondmaal, logies en ontbijt.

Sociaal-juridisch advies gewenst bij het implementeren in je payroll en strategisch HR-beleid?

Neem vrijblijvend contact op via info@puuhr.be.