MAG JE DE MAILBOX VAN EX-WERKNEMERS BEHOUDEN?
Nadat je werknemer je onderneming verlaten heeft, zullen er meestal nog mails verstuurd worden naar diens mailadres. Maar mag je die mailbox nog actief houden?
Voorkomen is beter dan genezen
Hopelijk verloopt het afscheid van je werknemer gemoedelijk en kan je nog voor de overdracht van mails zorgen. Zo kan je hem/haar vragen persoonlijke mails te wissen en dan samen de overige inhoud recupereren en bewaren.
Bij de clausule in je arbeidsreglement over elektronische communicatie, kan je best opnemen wat er met de mailbox van een werknemer gebeurt bij vertrek of langdurige afwezigheid.
De GBA (Gegevensbeschermingsautoriteit) is hier strikt in
Wat gangbaar is, is dat mails na vertrek van je werknemer geforward worden naar een collega. Strikt gezien kan dit niet omdat de verzender van de mail niet weet dat zijn bericht doorgestuurd wordt. Zo kan informatie bekomen worden door iemand die niet beoogd werd door de afzender van de mail.
De veiligste manier
Wat je best kan doen is dus in de eerste plaats voorkomen en de mailbox afsluiten, zoals je hierboven kan lezen. Daarbij is nog wel technisch mogelijk dat er een automatisch bericht verstuurd wordt naar elke afzender die het mailadres nog gebruikt. Daarin kan je informeren dat de mailbox niet langer actief is en dat mails niet gelezen of doorgestuurd worden. Natuurlijk vermeld je hier ook best de gegevens van een nieuwe contactpersoon.
Op het versturen van zulke automatische antwoorden staat wel een termijn. De GBA bepaalt dat dit maximaal 1 maand mag. Bij verantwoordelijke functies gedurende 3 maanden.
Graag meer advies over hoe je dit correct toepast in jouw onderneming?
Sociaal-juridisch advies gewenst bij het implementeren in je payroll en strategisch HR-beleid?
Neem vrijblijvend contact op via info@puuhr.be.
