De elektronische aangetekende zending

De elektronische aangetekende zending.

Onlangs verschenen in de pers berichten dat u aangetekende zendingen voortaan via e-mail kan versturen. In principe was dit al sinds september 2016 mogelijk.

Het is echter pas recentelijk dat de overheid het bedrijf Connect Solutions heeft erkend als ‘gekwalificeerde vertrouwensdienst’. Hierdoor is het nu pas dat het aangetekend verzenden via e-mail dezelfde juridische waarde heeft als de papieren versie en dus een volwaardig alternatief met rechtszekerheid biedt.

Het verzenden via de gekwalificeerde dienstverlener biedt enkele voordelen. Zo geldt het ‘onweerlegbaar vermoeden van juistheid’ van de datum van verzending en ontvangst. Als de geadresseerde dit betwist, zal die dit zelf moeten bewijzen. Dit in tegenstelling tot bij het gebruik van de niet-gekwalificeerde dienstverlener, waar de bewijslast bij u ligt.

Ook wat kostprijs betreft is dit voor u een voordelig alternatief. De prijs voor een aangetekende e-mail is € 0,80 t.o.v. € 5,30 voor dezelfde zending via post.

Er zijn wel enkele aandachtspunten!

U mag de inhouds- en vormvereisten bij bijv. ontslag om dringende reden niet uit het oog verliezen.

Ook dient u ervoor te zorgen dat zowel u als uw werknemer geregistreerd zijn bij de erkende dienstverlener. Registratie gebeurt via e-ID opdat de rechtsgeldigheid behouden blijft. U kan op het platform gemakkelijk nagaan of uw ontvanger/werknemer ook geregistreerd is.

Let op!  Uw werknemers dienen expliciet en individueel toestemming te geven om aangetekende zendingen digitaal te ontvangen. U kan dit regelen door een bijlage toe te voegen bij de arbeidsovereenkomst. Daarin zou u ook kunnen oplijsten in welke gevallen dit van toepassing is (eventueel ook voor documenten die digitaal ondertekend moeten worden).

Meer informatie, een duidelijke handleiding en antwoorden op enkele FAQ’s vindt u hier https://www.aangetekende.email/